Om After Action Review

En evidensbaserad metod för målinriktad arbete

Bakgrund; After Action Review (AAR)

De första AAR utvecklades av armégeneraler. Ett av de första och bästa exemplen på en AAR är Julius Caesars "Commentaries on the Gallic War”. Den amerikanska armén har använt After Action Review (AAR) som den primära metoden för att ge feedback efter bl.a. träningsövningar sendan 20 år tillbaka. World Health Organization (WHO) implementerade ”The guidance for after action review (AAR)”, när de nya International Health Regulation (IHR) utvecklades och etablerades, för att användas av vårdpersonal globalt under situationer som rör människors hälsa. Vidare så används AAR inom en rad olika områden, både inom privat och såväl som offentlig sektor i Sverige t.ex av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB), för att det är en enkel och effektivt feedback metod.

Vad är en After Action Review?

I korthet går AAR ut på att tillsammans i sitt team | organisation efter en genomförd arbetsepisod (projekt, delprojekt, arbetsvecka, uppdrag etc.), och på ett strukturerat sätt gå igenom vad man varit med om, vad som fungerat enligt plan, vad som inte gått som förväntat och vad man ska göra annorlunda vid nästa likvärdiga uppdrag efter att ha dragit lärdom av denna erfarenhet. I litteraturen nämns två sätt att genomföra en AAR; Formell och Informell.

  • En formell AAR är mer resursintensiv och involverar planering, samordning, förberedelse, hjälpmedel och kanske supportpersonal. Normalt sker detta på en hög organisationsnivå t.ex. företagsorganisation emedan..
  • Informella AAR (arbetsgrupper, projektgrupper, affärsområden) kräver mindre förberedelser och planering.

En After Action Review består av följande tydliga process steg:

  • Vad förväntades hända? (Vad var målet eller målen av den händelse att målbilden förändras under tiden)
  • Vad hände (till vilken grad uppnådde vi målet)?
  • Varför blev det som det blev (vad gjorde vi bra och varför)?
  • Vad kan förbättras och hur?
  • Vad kan vi sprida vidare (till vem/vilka och hur)?

Vad är syftet med After Action Reviews?

AAR är en dialogprocess för att systematiskt lyfta fram och bearbeta information efter genomförda övningar och insatser. AAR kan genomföras som en enklare, informell dialog eller som en mer omfattande och formell dialog. AAR är en utmärkt metod för att utvärdera och ständigt utveckla processer. Genom att engagera alla deltagare i att förklara vad som hände och varför det hände läggs fokus på hur teamet ständigt kan utveckla sin förmåga
att lösa uppgifter i framtiden. Fördelarna med att genomföra en AAR är således följande.

Verksamhetsutveckling; Systematiskt lyfta fram och bearbeta information efter genomförda övningar och insatser.
Utvärdera och ständigt utveckla processer för ett effekivare arbete.
Genom att engagera alla deltagare, medarbetarskap, i att förklara vad som hände och varför det hände läggs fokus på hur teamet ständigt kan utveckla sin förmåga att lösa uppgifter i framtiden.
Skapa enighet/samsyn om frågor för uppföljning/målorientering (best praxis).
Dokumentera lärdomar och insikter som möjligör snabb handlingskraft inför framtida utmaningar.
Sprida och dela kunskap och lärande.

När ska en After Action Review genomföras?

Den ideala tidpunkten för en AAR är så snart som möjligt efter aktiviteten/projektet etc. och max inom tre månader oh en störrre allvarligare händelse inträffat som påverkat organisationen allvarligt  t.ex. pandemi. Dock så är det mycket effektivt att använda den informella varianten av AAR systematiskt dvs. regelbundet för t.ex. målbild- och aktivitetsavstämning.

 

Samma metod kan dock tillämpas medan en händelse fortfarande pågår; till exempel under ett långvarigt projekt som en form av realtidsanalys eller för att täcka en viss period eller fas av programmet.