Om After Action Review

En evidensbaserad metod för målinriktat arbete

Bakgrund; After Action Review (AAR)

Den amerikanska armén utvecklade metoden och har använt After Action Review (AAR) metoden sedanj slutet av 80- talet, för att att på ett enkelt och systematisk vis optimera utveckling och lärande. World Health Organization (WHO) implementerade After Action Review i ”International Health Regulation” (IHR), för att användas av vårdpersonal globalt under situationer som rör människors hälsa. Vidare så används AAR inom en rad olika områden, både inom privat och såväl som offentlig sektor i Sverige t.ex av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB), för att det är en enkel och effektiv metod för lärande och utveckling.

Vad är en After Action Review?

I korthet går AAR ut på att tillsammans i sitt team | organisation efter en genomförd arbetsepisod (projekt, delprojekt, arbetsvecka, uppdrag etc.), och på ett strukturerat sätt gå igenom vad man varit med om, vad som fungerat enligt plan, vad som inte gått som förväntat och vad man ska göra annorlunda vid nästa likvärdiga uppdrag efter att ha dragit lärdom av denna erfarenhet. I litteraturen nämns två sätt att genomföra en AAR; Formell och Informell.

  • Formell AAR är mer resursintensiv och involverar planering, samordning, förberedelse, hjälpmedel och kanske supportpersonal. Normalt sker detta på en hög organisationsnivå t.ex. företagsorganisation emedan..
  • Informella AAR (arbetsgrupper, projektgrupper, affärsområden) kräver mindre förberedelser och planering.

En After Action Review består av följande tydliga process steg:

  • Vad förväntades hända? (Vad var målet eller målen av den händelse att målbilden förändras under tiden)
  • Vad hände (till vilken grad uppnådde vi målet)?
  • Varför blev det som det blev (vad gjorde vi bra och varför)?
  • Vad kan förbättras och hur?
  • Vad kan vi sprida vidare (till vem/vilka och hur)?

Vad är syftet med After Action Reviews?

AAR är en dialogprocess för att systematiskt lyfta fram och bearbeta information efter genomförda övningar och insatser. AAR kan genomföras som en enklare, informell dialog eller som en mer omfattande och formell dialog. AAR är en utmärkt metod för att utvärdera och ständigt utveckla processer. Genom att engagera alla deltagare i att förklara vad som hände och varför det hände läggs fokus på hur teamet ständigt kan utveckla sin förmåga att lösa uppgifter i framtiden. Effekten med att att genomföra en AAR är således följande.

Om After Action Review

AKTIVT LÄRANDE:  AAR innehåller flera komponenter som innebär att man reflekterar över en arbetsinsats. Att reflektera över hur man lär sig saker verkar dessutom ha betydelse för utveckling av förmågor. I en studie på studenter fann man att det vid ett eventuellt misslyckande i samband med en simuleringsövning fanns två faktorer som bidrog till att klara situationen bättre: reflektion kring det inträffade samt förmågan att hitta vägar inom problemområdet (Scoresby et al. 2014). I en litteratur-genomgång fann man vidare att reflektion är ett viktigt verktyg för professionell kunskapsutveckling och att detta behöver användas mer inom personalutbildningar (Atkins et al. 1993). Feedback eller åter-koppling är en viktig del i AAR, samma sak gäller fokus på önskvärda, framtida utfall. I en studie om studenters förmåga att hantera sin kunskapsinhämtning och rätta till eventuella problem fann man att en bra modell var att fokusera just på önskvärda förmågor. 

Studenter som fick denna typ av återkoppling visade sig också kunna förbättra sina förmågor över tid (Mathan et al. 2005). En organisations lärande, menar man, är en kollektiv aktivitet som sker hos individerna genom att man delar insikter med andra. Kontinuerlig förbättring fungerar bäst om en organisation värderar experimentering, lärande, risktagande, teamarbete, stärkning av egenförmåga, delande av kunskap, fokus på utveckling samt återkoppling från kunderna (Locke et al. 1995). Man har också visat att motivationsfaktorer som till exempel synen på den egna förmågan och egna inre värden, var relaterade till engagemang och prestationsförmåga (Pintrich et al. 1990). 

UTVECKLING AV TEAMFÖRMÅGOR: Man har visat att strukturerade genomgångar i grupp, som AAR är ett exempel på, ledde till bättre grupprocesser jämfört med ostrukturerade samlingar. Det i sin tur resulterade i bättre grupprestationer, intresse för deltagande och entusiasm för gruppmedverkan (Eddy et al. 2013). Genomgångar efter händelser som fokuserar både på framgångar och på sådant som gick fel kan leda till högre prestationsförmåga jämfört med då man enbart fokuserar på vad som inte gick så bra (Ellis et al. 2005). Individer som deltagit i genomgångar efter händelser som AAR, kan förbättra sin förmåga att lösa uppgifter jämfört med de som inte deltagit. En sådan medierade effekten visade sig i en studie primärt vara synen på sin egen förmåga (Ellis et al. 2010). Genomgångar efter händelser, som AAR, har visat sig kunna förbättra prestationsförmågan i insatsenheterna med cirka 25 procent. Det som bidrar till sådana förbättringar verkar främst vara att man formar en allians mellan gruppmedlemmarna och att man är fokuserad och beslutsam samt att man helt enkelt utvärderar sina insatser (Tannenbaum et al. 2013). AAR har också använts inom sjukvården och man fann i en studie om incidenter på sjukhus att man därigenom kunde reducera fel och koordineringsmissar över tid (Reiter-Palmon et al. 2015). 

TEAMSAMMANHÅLLNING (psykologisk trygghet): Man fann i en stor metaanalys att delning av information inom grupper påverkar gruppers förmågor, nöjdhet med beslut, integrering av kunskap och stärker sammanhållning. Det som underlättade informationsdelning i grupper visade sig vara uppgiftsbeskrivning, diskussionsstruktur och samarbete (Mesmer-Magnus et al. 2009). I en metaanalys om relationen mellan sammanhållning i grupper och gruppers förmågor fann man att dessa faktorer var signifikant relaterad till varandra men att det främst var utvecklad förmåga som stärkte sammanhållningen och inte tvärtom (Mullen et al. 1994). 
Positiva effekter av AAR visades tydligt i en experimentell studie där man fann att grupper som använde sig av AAR uppvisade bättre förmåga och effektivitet, bättre kommunikation samt hade bättre sammanhållning än icke AAR-grupper (Villado et al. 2013). Tidigare har man också studerat vad som utmärker grupper med hög grad av sammanhållning. Man fann att deltagarna beskrev att de andra i gruppen berättade om sig själva utan att de var direkt medvetna om det och att det mesta de berättade var positivt och kanske inte helt ärligt. Deltagarna beskrev dock att deras egna självutlämnanden var ärliga (Rosenfeld et al. 1989). Detta kan beskrivas som att i framgångsrika grupper är medlemmarna relativt öppna mot varande men med bibehållen integritet.

När ska en After Action Review genomföras?

Den ideala tidpunkten för en AAR är så snart som möjligt efter aktiviteten/projektet etc. och max inom tre månader oh en störrre allvarligare händelse inträffat som påverkat organisationen allvarligt  t.ex. pandemi. Dock så är det mycket effektivt att använda den informella varianten av AAR systematiskt dvs. regelbundet för t.ex. målbild- och aktivitetsavstämning.

Samma metod kan dock tillämpas medan en händelse fortfarande pågår; till exempel under ett långvarigt projekt som en form av realtidsanalys eller för att täcka en viss period eller fas av programmet. 

Kontakta oss gärna via kontaktformuläret nedan så berättar vi mer eller svarar på dina frågor.