Lär dig arbeta med måluppfyllelse

Richard Gradin
31 mars 2020
Lär dig arbeta med måluppfyllelse

De flesta organisationer arbetar, eller säger sig arbeta, med mål på ett eller annat sätt. Vanligtivs formuleras övergripande verksamhetsmål av ägare, ledningsgrupp och politiker. Dessa mål förväntas styra verksamheten genom att brytas ner i verksamhetsspecifika mål och strategier. Denna form av målstyrning ser oftast bättre ut på papper än i praktiken. Det man ofta kan se i medarbetarundersökningar rör just befintliga (eller obefintliga) målarbeten. Många medarbetare tycks uppleva att målen är svåra att förstå, att de inte följs upp tillräckligt ofta eller bra, att de inte känns relevanta eller meningsfulla för den verksamhet man är del av, att de är för många till antalet, att olika mål motsäger varandra eller att de inte existerar över huvud taget.
Forskningen på mål är omfattande och den lyfter fram mål och målarbete som ett effektivt sätt att motivera och engagera, främja trivsel, minska stress, samt påverka resultat och arbetsprestationer. En möjlig förklaring till denna diskreptans kan vara att den forskningsbaserade kunkskapen om mål inte riktigt når fram till arbetslivet. 

Vad är egentligen ett mål?

Ett mål är helt enkelt något som vi, medvetet eller omedvetet, försöker uppnå alternativt undvika. Ett mål utmärks framförallt av två saker:

  1. Det ena är att det ligger framför oss, inte i nutid eller dåtid
  2. Det andra är att det beskriver ett tillstånd som vi endera önskar uppnå, bevara eller undvika.

Människor tycks också skilja sig åt avseende i vilken utsträckning man tydligt aktivt formulerar mål för sitt liv och därefter planerar och agerar för att uppnå dessa. Vissa vill ha mål för allt de företar sig och andra är mindre målfokuserade. Utan några tankar över vad vi önskar göra och uppnå blir det svårt, för att inte säga omöjligt, att planera och prioritera. 

Rätt utformade och tillämpade kan mål oc målarbete främja tillfredställelse av ett antal grundläggande behov t.e.x behoven av kompetens (att känna sig duktig), av autonomi (att känna att man agerar med valfrihet) och samhörighet (att känna att man tillhör en gemenskap). Tillfreställelse av dessa behov utgör själva mekanismen bakom vad som skapar motivation att agera och prestera, varför kännedom om dessa är viktigt när du arbetar med mål. 

Olika typer av mål

Det finns en rad olika uppdelningar av mål, nedan är en uppdelning som någorlunda enkelt särskiljer och strukturerar upp 4 typer av mål: 

 

RESULTATMÅL   

Vanligt förekommande inom sälj- och idrottssammanhang. Dessa mål avser yttre konsekvenser av en individs-, grupps eller organisations aktiviteter och prestationer och står i regel enbart till viss del under den/de inblandades direkta kontroll. Att en säljare har satt upp ett mål att sälja 100 produkter under en tid, beror natuligtvis hur hen har presterat och vad hen gjort t.ex antal säljsamtal etc. Men resultatet enligt exemplet ligger, mer eller mindre, utanför säljarens kontroll på grund av t.e.x konjunktur, konkurrens. 

PRESTATIONSMÅL

Denna kategori av mål ligger ett steg närmare individens, gruppens eller organisationens egen kontroll. Sammanfattningsvis handlar dessa mål om den kvantitet och kvalitet som man vill att olika arbetsuppgifter ska genomföras med under en viss tidsperiod. Goda prestationer behöver inte alltid leda till önskvärda resultat alla gånger, eftersom dessa, kan påverkas av en rad andra faktorer. På samma sätt kan resultatet uppnås trots "en så där" prestation. En försäljare kan sälja en dyr produkt trots dålig prestation i ett kundmöte. Det kan vara brist på produkten samtidigt som kunden mycket gärna vill ha den. Prestationen står alltså inte i relation till resultatet. Det är därför det är viktigt att skilja på prestationsmål och resultatmål

LÄRANDEMÅL

Bakom varje insats ligger en individs eller grupps förmåga, kompetens, färdigheter oc kunskap för att kunna prestera på den aktuella nivån. Lärandemål är helt enkelt mål som innebär att att förvärva kunskaper. kompetenser ochj färdigheter inom ett område, för viss individ eller grupp. Exempel kan vara att lära sig det nya lönesystemet, behärska ett nytt språk, förstå trafikregler. Utmaningen för lärandemål är att själv bilda sig en uppfattning om sådana mål, framförallt när det saknas objektiva och mätbara indikatorer. Det är då viktigt att det finns kompetenta personer (t.e.x kapten, tränare, kollegor, lärare) i ens omgivning som kan bidra till att identifiera utvecklingsbehov man har för att prestera och föra goda resultat.

PROCESSMÅL

Oavsett om man har siktet inställt på lärande, prestationer eller resultat, så krävs det att man agerar, tänker och känner på ett visst sätt om man vill lyckas. Våra faktiska beteenden, känslor och tankar brukar kallas processer. Dessa mål brukar även kallas för aktivitetsmål eller handlingsplaner.

Vi bukar tala om 3 olika typer av processmål:

Beteendebaserade processmål anger vilka beteenden och aktiviteter man har för avsikt att utföra t.ex. passa tider, ge feedback till varandra etc.
Känslomässiga processmål handlar om vilka emotionella upplevelser som en individ eller team önskar uppnå. Som exempel kan det vara att känna sig avslappnad vid muntliga presentationer, skapa god trivsel i arbetsgruppen eller öka tilliten mellan personerna i ett team. 
Kognitiva eller tankebaserade processmål, processmål har att göra med hur vi tänker före, under och efter genomförande av arbetsuppgifter. Det kan vara att sträva mot ökad fokus på viktiga arbetsmoment. I ett team kan det vara att skapa samsyn och enighet avseende hur man ser på teamets uppdrag, prioriteringar, roller och ansvarsområden, inom forskningen benäms de tankemodeller. 

Målhierarki

Innebär att de mål som ovan är beskrivna ofta kan ses ur ett hierarktiskt perspektiv, där resultat påverkas av prestationer vilka i sin tur påverkas av lärande och förvärv av komptenser. Dessa, slutligen, påverkas av utförda beteenden och aktiviteter, tankar och känslor, det vill säga processer. Som hjälp till att börja reflektera kan nedan indelning kanske vara till hjälp. 

Jag vill åstadkomma följande resultat........................................................................................

Det kräver följande prestationer.................................................................................................

Detta innebär att jag/vi behöver lära oss att..............................................................................

För att kunna uppnå goda resultat, prestera väl och utveckla min/vår förmåga behöver jag/vi

...................................................................................................................................................

 Så här skulle en målformulering på de olika nivåerna kunna se ut som följer:

  • Vi vill att 100 000 människor per månad ska besöka vår hemsida (resultatmål)
  • Det kräver att vi presenteterar innehållet på ett tydligt, pedagogiskt och inspirerande sätt samt att det vi skriver om vilar på en gedigen vetenskaplig grund. För att bedöma om vi lyckats i vår ansats tar vi hjälp av expertis inom olika områden som gör en bedömning om vi uppfyller ovan krav. (prestationsmål)
  • En viktig kunskap som vi behöver förvärva för att uppnå detta (100 000 besök) är en gedigen kunskap om sökmotoroptimering (lärandemål)
  • För att vi ska kunna genomföra detta så behöver kontinuerligt läsa forskningsöversikter och arbeta med google analytics (Processmål)

Kriterier för effektivt målarbete


Hur bör mål vara beskaffade för att inspirera till motivation på ett positivt sätt? Nedan presenteras fem aspekter som är bra att beakta när man arbetar med mål. De första två har med målen i sig att göra och handlar om att de ska vara tydliga och svåra/utmanande. De två efterföljande har mer med själva målarbetet att göra än med målen som sådana och hanldar om feedback / återkoppling och delaktighet. Det femte kriteriet bildar en egen kategori målengagemang.
 

1. Tydlighet

Ett av de mest belagda rönen i forskningen om mål är att tydliga mål har en mer positiv effekt på prestation och motivation jämfört med otydliga. Men varför är tydlighet viktigt? 
Skapar samhörighet - dvs det är kopplat till samarbetet mellan individer (team, chef och medarbetare). Otydlighet kan leda till olika tolkningar om vad de avser, vad som krävs för att uppnå dem och om de är uppnådda eller inte. Dessa olika tolkningar kan leda till frustration, gnissel och konflikter vilket hotar behovet av samhörighet.
Vårt behov av kompetens - dvs. med tydliga mål blir det lättare att veta när man uppnått dem, vilket naturligtvis ger en klarare och säkrare återkoppling på att man lyckats.
Ett tips för att säkerställa att alla i teamet har samma uppfattning om vilka mål teamet har är att låta teammedlemmarna (individuellt) med jämna mellanrum skriva ned svar på frågor som exempelvis: 

  1. Vilket är mina/våra mål?
  2. När ska mina/våra mål vara uppnådda?
  3. Hur vet jag/vi om målen är uppnådda eller inte?
  4. Vilka är mina ansvarsområden i gruppen och vilka är de övrigas?
  5. När och hur ofta följer jag/vi upp arbetet not mina/våra mål?

Jämför därefter de olika svaren och därmed kan ni rikta in er på skillnaderna, för att eftersträva samsyn.

2. Utmanade

Graden av upplevd utmaning är en egenskap som forskningen visat har stor betydelse. Forskningen visar på ett positivt linjärt samband mellan upplevd utmaning och faktisk prestation upp till den nivå där målet upplevs som helt orealistiskt då prestationen faller. Det är en tydlig koppling till vårt behov av kompetens. tänk själv när du känner dig duktig och kompetent - i de flesta fall kan jag tänka mig det är när du varit involverad i ett utmanande mål. 

3. Feedback

 Forskningen har visat att effekten av tydliga och utmanande mål blir betydligt störrre om man får fortlöpande information om hur man ligger till i förhållande till målen och huruvida man uppnått dem eller inte. Med andra ord är Feedback på målprogress och måluppfyllelse ett viktigt kriterie att ta hänsyn till om man önskar få ett positivt utfall av sitt målarbete. Feedback är en etablerad metod och har en koppling till behovet av samhörighet och autonomi beroende på hur den förmedlas. En konkret sätt att beakta dessa behov, samhörighet och autonomi, är att tillämpa en så kallad "feed forward-metodik" istället för traditionell feedback. Denna bygger på att den presterande personen själv får lyfta fram något som han eller hon är mindre tillfreds med och önskar förändra, varefter andra individer får komma med konkreta förslag på hur personen kan förändra detta. Ytterliggare en metod för att främja positiv måluppfyllelse är "After-action reviews". Studier har visat att individer och/eller grupper som kontinuerligt och strukturerat genomför after-action reviews uppnår ca 20-25% högre prestationer jämfört med grupper som ej praktiserar denna metod.
Metoden går ut på att efter genomförd episod av arbete (projekt, möte, uppdrag etc) på ett icke-dömande och väldigt struktuerat sätt reflektera över följande frågor;

  1. Vad var målet med arbetsepisoden?
  2. Vilket blev utfallet?
  3. Vad fungerade bra och varför?
  4. Vad fungerade mindre bra och hur gör jag/vi annorlunda nästa gång?


4. Delaktighet

Ett sätt att främja autonomi, som är avgörande för utvecklande av motivation, är att låta människor blr delaktiga i så stor utsträckning som möjligt t.ex. vid målformulering och planering.

5. Enagagemang

Betydelsen av att målen som formulerats bör upplevas som engagerande av den eller dem som har i uppgift att arbeta mot dem. Målenagemanget avser hur mycket en individ eller team värdesätter ett mål. är det relevant och/eller meningsfullt. 
*Meningsfullhet - vid målarbetet är det angeläget att alltid formulerara sina mål utifrån någon ultimat meningsgivande stryrprincip. Grundläggande styrprinciper i organisationer är huvudsakligen MISSION (Vem och varför) och VISION (värderingar)

Referens: En liten bok om mål. Natur & kultur 2018. Stefan Söderfjäll och Christoper Svensson

Vill du lära dig mer om "effektiv måluppfyllelse"?

Hör gärna av dig för att diskutera ett workshop upplägg - online eller face-to-face.

maila: eller ring: 0709-602999