After Action Review

En evidensbaserad metod för målinriktad arbete - After Action Review

After Action Review brukar förkortas AAR och kallas för Reflektion efter insats på svenska. Den amerikanska armén utvecklade metoden och har använt After Action Review (AAR) metoden sedan i slutet av 80- talet, för att att på ett enkelt och systematisk vis optimera utveckling och lärande. World Health Organization (WHO) implementerade After Action Review i ”International Health Regulation” (IHR), för att användas av vårdpersonal globalt under situationer som rör människors hälsa. Vidare så används AAR inom en rad olika områden, både inom privat och såväl som offentlig sektor i Sverige t.ex. av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB), för att det är en enkel och effektiv metod för lärande och utveckling.

Vad är AAR

I korthet går Reflektion efter insats ut på att tillsammans i sitt team | organisation efter en genomförd arbetsepisod (projekt, delprojekt, arbetsvecka, uppdrag etc.), och på ett strukturerat sätt gå igenom vad man varit med om, vad som fungerat enligt plan, vad som inte gått som förväntat och vad man ska göra annorlunda vid nästa likvärdiga uppdrag efter att ha dragit lärdom av denna erfarenhet. I litteraturen nämns två sätt att genomföra en AAR; Formell och Informell.

  • Formell AAR är mer resursintensiv och involverar planering, samordning, förberedelse, hjälpmedel och kanske supportpersonal. Normalt sker detta på en hög organisationsnivå t.ex. företagsorganisation emedan..
  • Informella AAR (arbetsgrupper, projektgrupper, affärsområden) kräver mindre förberedelser och planering.

En Reflektion efter insats består av följande tydliga process steg:

  • Vad förväntades hända? (Vad var målet eller målen av den händelse att målbilden förändras under tiden)
  • Vad hände (till vilken grad uppnådde vi målet)?
  • Varför blev det som det blev (vad gjorde vi bra och varför)?
  • Vad kan förbättras och hur?
  • Vad kan vi sprida vidare (till vem/vilka och hur)?
After Action Review

Nedan finner du en liten kort film om After Action Review

After Action Review – Metod för kontinuerligt lära och utveckla teamets/arbetsgruppens arbete
De viktigaste fördelarna med att kontinuerligt genomföra AAR

  • Förbättrad prestationsförmåga: Forskning har visat på, till 40 % bättre prestationsförmåga på gruppnivå jämfört med de som inte använde AAR metoden. En viktig faktor för detta är att gruppen utvecklar effektivare processer samt utvecklar en motiverande tankemodell om vikten av att lärande bidrar till utveckling.
  • Förbättrade teamförmågor: Individer som deltagit i genomgångar efter händelser som AAR, kan förbättra sin förmåga att lösa uppgifter jämfört med de som inte deltagit.
  • Teamsammanhållning: Man fann i en stor metaanalys att delning av information inom grupper påverkar gruppers förmågor, nöjdhet med beslut, integrering av kunskap och stärker sammanhållning

 De viktigaste fördelarna med själva metoden AAR

  • Den är enkel att förstå, implementera och genomföra
  • Den är evidensbaserad, beprövad och målorienterad
  • Den är flexibel då den kan användas på individ- grupp och organisationsnivå

A technique that turns a recent event into a learning opportunity by systematically reviewing a task or event of interest.

Ellis & Davidi, 2005
Kursprogram nedan
CERTIFIERINGSKURS AFTER ACTION REVIEW

Denna utbildning riktar sig till dig som är t.ex. chef, ledare eller arbetar inom HR. Kursen har fokus på att utbilda dig som vill lära dig handleda i metoden After Action Review eller lära ut till andra om hur metoden ska planeras och genomföras. 
I korthet går AAR ut på att tillsammans i sitt team | organisation efter en genomförd arbetsepisod (projekt, delprojekt, arbetsvecka, uppdrag etc.), och på ett strukturerat sätt gå igenom vad man varit med om, vad som fungerat enligt plan, vad som inte gått som förväntat och vad man ska göra annorlunda vid nästa likvärdiga uppdrag efter att ha dragit lärdom av denna erfarenhet. I litteraturen nämns två sätt att genomföra en AAR; Formell och Informell.

  • Formell AAR är mer resursintensiv och involverar planering, samordning, förberedelse, hjälpmedel och kanske supportpersonal. Normalt sker detta på en hög organisationsnivå t.ex. företagsorganisation emedan.
  • Informella AAR (arbetsgrupper, projektgrupper, affärsområden) kräver mindre förberedelser och planering

En meta-analys visade att AAR i genomsnitt förbättrar teamprestationer med 30-40%.

  • Stimulerar organisatorisk kompetens.
  • Utveckling av teamförmågor dvs. förmågan att bättre lösa uppgifter.
  • Team tillfredställelse – delning av information inom grupper påverkar gruppers förmågor, nöjdhet med beslut, integrering av kunskap och stärker sammanhållning.
 

Utbildningens innehåll

  • Om metoden After Action Review
  • Fördelar och syfte med metoden
  • Formell After Action Review metodik
  • Informell After Action Review metodik
  • Målinriktat arbete
  • Framgångsnycklar i att handleda
  • Implementerings tips

Praktisk information

  • Endagsutbildning
  • 09:00-17:00
  • Stockholm, Göteborg, Distans
  • Max 12 deltagare
  • Kursmaterial: Handledarguide + certifieringsintyg

    PRIS:

     

    Digital: 6 995 (ex moms) kr

    Fysisk. 7 995 (ex moms) kr

INFORMELL AFTER ACTION REVIEW

Denna utbildning riktar sig till dig som är t.ex. chef, ledare eller arbetar inom HR. Kursen har fokus på att ge dig tillräcklig kunskap för att komma igång med metoden i din arbetsgrupp. 

I korthet går AAR ut på att tillsammans i sitt team efter en genomförd arbetsepisod (projekt, delprojekt, arbetsvecka, uppdrag etc.), och på ett strukturerat sätt gå igenom vad man varit med om, vad som fungerat enligt plan, vad som inte gått som förväntat och vad man ska göra annorlunda vid nästa likvärdiga uppdrag efter att ha dragit lärdom av denna erfarenhet.

  • Informell AAR (arbetsgrupper, projektgrupper, affärsområden) kräver mindre förberedelser och planering

Ladda ner pdf-filen och läs mer genom att klicka på ikonen nedan. 

Utbildningens innehåll

  • Om metoden After Action Review
  • Fördelar och syfte med metoden
  • Informell After Action Review metodik
  • Implementerings tips 

Praktisk information

  • 3 timmar
  • Digital (Zoom | Teams)
  • Max 12 deltagare
  • Kursmaterial: Start-up guide

    PRIS
    : 3 995 (ex moms) 
FÖRETAGSANPASSAD AAR

Vi erbjuder företagsanpassade kurser i metoden Reflektion efter insats. Vi i samråd med dig gör en behovsinventering som ligger till grund för hur ni vill ha en After Action Review  utbildning i er organisation. Nedan följer några förlag på upplägg men om du har andra tankar så hör av dig

  • Formell AAR är mer resursintensiv och involverar planering, samordning, förberedelse, hjälpmedel och kanske supportpersonal. Normalt sker detta på en hög organisationsnivå t.ex. företagsorganisation emedan.
  • Informell AAR (arbetsgrupper, projektgrupper, affärsområden) kräver mindre förberedelser och planering
  • Train-the trainer upplägg där vi utbildar personer i er organisation som i sin tur utbildar medarbetare.
  • Intern företagskurs plattform: vi skapar en specifikt kursupplägg med video, textmaterial etc, allt för att den ska vara er utbildning.

Utbildningens innehåll

  • Om metoden After Action Review
  •  Fördelar och syfte med metoden
  • After Action review metodiken
  • Tips på implementering 

Praktisk information

  • TID: Enligt önskemål
  •  Innehåll: Enligt önskemål

    PRIS: enligt offert

Vad är syftet med After Action Reviews?

Reflektion efter insats är en dialogprocess för att systematiskt lyfta fram och bearbeta information efter genomförda övningar och insatser. AAR kan genomföras som en enklare, informell dialog eller som en mer omfattande och formell dialog. AAR är en utmärkt metod för att utvärdera och ständigt utveckla processer. Genom att engagera alla deltagare i att förklara vad som hände och varför det hände läggs fokus på hur teamet ständigt kan utveckla sin förmåga att lösa uppgifter i framtiden. Effekten med att att genomföra en AAR är således följande.

AKTIVT LÄRANDE:  AAR innehåller flera komponenter som innebär att man reflekterar över en arbetsinsats. Att reflektera över hur man lär sig saker verkar dessutom ha betydelse för utveckling av förmågor. I en studie på studenter fann man att det vid ett eventuellt misslyckande i samband med en simuleringsövning fanns två faktorer som bidrog till att klara situationen bättre: reflektion kring det inträffade samt förmågan att hitta vägar inom problemområdet (Scoresby et al. 2014). I en litteratur-genomgång fann man vidare att reflektion är ett viktigt verktyg för professionell kunskapsutveckling och att detta behöver användas mer inom personalutbildningar (Atkins et al. 1993). Feedback eller åter-koppling är en viktig del i AAR, samma sak gäller fokus på önskvärda, framtida utfall. I en studie om studenters förmåga att hantera sin kunskapsinhämtning och rätta till eventuella problem fann man att en bra modell var att fokusera just på önskvärda förmågor. 

Studenter som fick denna typ av återkoppling visade sig också kunna förbättra sina förmågor över tid (Mathan et al. 2005). En organisations lärande, menar man, är en kollektiv aktivitet som sker hos individerna genom att man delar insikter med andra. Kontinuerlig förbättring fungerar bäst om en organisation värderar experimentering, lärande, risktagande, teamarbete, stärkning av egenförmåga, delande av kunskap, fokus på utveckling samt återkoppling från kunderna (Locke et al. 1995). Man har också visat att motivationsfaktorer som till exempel synen på den egna förmågan och egna inre värden, var relaterade till engagemang och prestationsförmåga (Pintrich et al. 1990). 

UTVECKLING AV TEAMFÖRMÅGOR: Man har visat att strukturerade genomgångar i grupp, som reflektion efter insats är ett exempel på, ledde till bättre grupprocesser jämfört med ostrukturerade samlingar. Det i sin tur resulterade i bättre grupprestationer, intresse för deltagande och entusiasm för gruppmedverkan (Eddy et al. 2013). Genomgångar efter händelser som fokuserar både på framgångar och på sådant som gick fel kan leda till högre prestationsförmåga jämfört med då man enbart fokuserar på vad som inte gick så bra (Ellis et al. 2005). Individer som deltagit i genomgångar efter händelser som AAR, kan förbättra sin förmåga att lösa uppgifter jämfört med de som inte deltagit. En sådan medierade effekten visade sig i en studie primärt vara synen på sin egen förmåga (Ellis et al. 2010). Genomgångar efter händelser, som AAR, har visat sig kunna förbättra prestationsförmågan i insatsenheterna med cirka 25 procent. Det som bidrar till sådana förbättringar verkar främst vara att man formar en allians mellan gruppmedlemmarna och att man är fokuserad och beslutsam samt att man helt enkelt utvärderar sina insatser (Tannenbaum et al. 2013). AAR har också använts inom sjukvården och man fann i en studie om incidenter på sjukhus att man därigenom kunde reducera fel och koordineringsmissar över tid (Reiter-Palmon et al. 2015). 

TEAMSAMMANHÅLLNING (psykologisk trygghet): Man fann i en stor metaanalys att delning av information inom grupper påverkar gruppers förmågor, nöjdhet med beslut, integrering av kunskap och stärker sammanhållning. Det som underlättade informationsdelning i grupper visade sig vara uppgiftsbeskrivning, diskussionsstruktur och samarbete (Mesmer-Magnus et al. 2009). I en metaanalys om relationen mellan sammanhållning i grupper och gruppers förmågor fann man att dessa faktorer var signifikant relaterad till varandra men att det främst var utvecklad förmåga som stärkte sammanhållningen och inte tvärtom (Mullen et al. 1994). 
Positiva effekter av AAR visades tydligt i en experimentell studie där man fann att grupper som använde sig av AAR uppvisade bättre förmåga och effektivitet, bättre kommunikation samt hade bättre sammanhållning än icke AAR-grupper (Villado et al. 2013). Tidigare har man också studerat vad som utmärker grupper med hög grad av sammanhållning. Man fann att deltagarna beskrev att de andra i gruppen berättade om sig själva utan att de var direkt medvetna om det och att det mesta de berättade var positivt och kanske inte helt ärligt. Deltagarna beskrev dock att deras egna självutlämnanden var ärliga (Rosenfeld et al. 1989). Detta kan beskrivas som att i framgångsrika grupper är medlemmarna relativt öppna mot varande men med bibehållen integritet.

Den ideala tidpunkten för en AAR är så snart som möjligt efter aktiviteten/projektet etc. och max inom tre månader oh en störrre allvarligare händelse inträffat som påverkat organisationen allvarligt  t.ex. pandemi. Dock så är det mycket effektivt att använda den informella varianten av AAR systematiskt dvs. regelbundet för t.ex. målbild- och aktivitetsavstämning.

Samma metod kan dock tillämpas medan en händelse fortfarande pågår; till exempel under ett långvarigt projekt som en form av realtidsanalys eller för att täcka en viss period eller fas av programmet. 

Vi som brinner för metoden After-action review och arbetar som kursledare 

After Action Review

Richard Gradin

After Action Review

Anna Eliasson

Vill du öka effektiviteten i ditt team med 25% genom en insats som tar 18 minuter? Börja med att göra AAR.

En metod som i vetenskapliga studier visat sig mycket effektiv för att främja utveckling av såväl teamprestationer som individuella prestationer är så kallade after-action reviews (AAR) eller team debriefs. After-action är en enkel och strukturerad metod för att arbeta med målsättningar, återkoppling och reflektion.

| Syftet är att kontinuerligt lära och utveckla teamets/arbetsgruppens arbete och, om man så önskar, sprida denna kunskap vidare till andra team/arbetsgrupper i organisationen

En meta-analys av 46 olika studier visar att så kallade After Action Reviews, det vill säga reflektion efter att ett team utfört ett uppdrag, ökar prestationen på följande uppdrag med i genomsnitt 25%. En After Action Review tar i genomsnitt ca 18 minuter att genomföra – bra avkastning på den tiden med andra ord.

Så här lägger du upp en AAR.

En AAR består av följande frågor:

  1. VAD VAR VÅRT MÅL/INTENTION?
  2. I VILKEN UTSTRÄCKNING ÄR MÅLET/INTENTIONEN UPPNÅDD?
  3. VAD GJORDE VI SOM VAR BRA OCH VARFÖR?
  4. VAD KAN VI GÖRA BÄTTRE OCH HUR?

Forskningen visar att bristande struktur och planering påtagligt minskar effekten av AAR medan god struktur/planering ökar effekten. 

Nedanstående kan vara bra att ha som utgångspunkt vid planering av AAR:
  • Sessionen ska schemaläggas. En AAR bör förläggas så nära i anslutning i tid som möjligt till det som ska utvärderas.
  • En AAR genomförs helst face-to-face, men ifall det inte är möjligt så är virtuellt alternativet. Det viktiga är att en review blir av.
  • Avsätt tillräckligt med tid. Formatet kan även användas för snabbreflektion kring mindre företeelser.
  • Se till att det finns en dokumentationsmall för AAR.
  • Tilldela en individ ansvar för dokumentering, för uppföljning etc.
  • Sätt tidsram i förväg hur mycket tid varje del av AAR ska ta och håll dessa – detta är mycket viktigt!
  • Sätt innehålls ramen i förväg dvs. vad AAR ska handla om, den utgå ifrån en specifik händelse (möte, arbetsmoment), ett specifikt tema (samarbete i teamet, kommunikation mellan ldare och övrigt team etc).
Viktigt att man, innan man påbörjar själva AAR, tydliggör och kommer överens om spelreglerna för AAR. Nedan är ett föslag på förhållningsregler:
  • Aktivt deltagande; viktigt att alla deltar aktivt.
  • Allas åsikter och upplevelser har lika värde (vi är olika och upplever världen olika).
  • Ej tillåtet att skuldbelägga eller anklaga.
  • Det finns inga ”rätt” eller ”fel” svar.
  • Öppenhet för nya ideer.
  • Försök ha inställningen ”Ja…. och” snarare än ”Ja ……men”.
  • Ha fokus på att identifiera möjligheter för förbättring och utveckling.
  • Ingen dokumentation av AAR kommer att offentliggöras utan alla deltagares samtycke.

När det gäller genomförandet och faciliterings strukturen så är det ett annat kapitel och ämne för en ny artikel.
Tycker du att detta verkar intressant och du vill lära dig och din grupp mer om After-action review | kontakta mig så lägger vi upp en effektiv 3 timmars workshop.

Lycka till!

Referenser:
Hughes et al. (2016). Saving lives: A meta-analysis of team training in healthcare. Journal of Applied Psychology, online first
Klein et al. (2009). Does team building work? Small Group Research, 40(2), 181-22.
Salas et al. (2008). Does team training improve team performance? A meta-analysis, Human Factors: Tej Journal of the Human Factors and Ergonomics Society, 50(6), 903-933.