Kanske tänker du bara på tal och skrift när det handlar om kommunikation?
Men kommunikation innebär så mycket mer.
Vi befinner oss ständigt i en kommunikationsprocess där vi sänder ut olika former av budskap via olika kanaler till människor som avkodar och tar emot dem.
Nedan hittar du tips på hur du kan lära dig att kommunicera på ett mer effektivt sätt!
Som exempel, de om olika typerna av kommunikation och om hur du använder dig av dessa på bästa sätt.
Att kommunicera effektivt innebär alltid att förmedla eller koda sitt budskap så att mottagaren verkligen förstår vad man menar, vare sig det handlar om tal, skrift eller bild.
Kommunikation kan definieras på ett mycket enkelt sätt.
Det är helt enkelt akten att förmedla information från en punkt till en annan.
Men när man går in lite djupare på ämnet så förstår man genast att kommunikation är väldigt komplext. Det finns nämligen en rad olika sätt som man kan kommunicera på – och ofta sker dessa olika typer av kommunikation samtidigt.
När man dessutom talar om interpersonell kommunikation, det vill säga kommunikation mellan två eller flera personer, är det viktigt att komma ihåg att det alltid handlar om en aktiv process. Själva ordet kommunikation kommer även av det latinska ordet communis som betyder ”gemensam”.
Att kommunicera är alltså att göra något gemensamt, och vare sig det är medvetet eller omedvetet så har varje person som deltar i kommunikationen sin speciella roll.
De som deltar i kommunikationsprocessen kallas för sändare och mottagare. Som det hörs på namnet så är sändaren den som sänder, det vill säga avger, informationen medan mottagaren är den som tar emot det som kommuniceras.
Oftast är kommunikationen dubbelriktad. Vare sig man vill det eller inte så sänder man ut signaler som tolkas av den andra parten. Det kan handla om små subtila signaler som sker exempelvis via ögonkontakt eller kroppsspråk. Gester förstärker till exempel det som sägs, samtidigt som ton och röstläge avslöjar hur den som kommunicerar känner sig. Till och med avsaknaden av ögonkontakt är en form av kommunikation. Vi kommunicerar alltså på en mängd olika sätt.
Mest tydlig är kommunikationen när det sker i skriftlig form. Då är både avsändaren och mottagaren oftast mer tydliga. Idag finns dessutom en rad olika sätt att kommunicera skriftligt på. Uppkomsten av till exempel bloggar har gjort att alla nu kan förmedla sitt budskap till omvärlden. Möjligheterna att kommunicera har helt enkelt ökat lavinartat bara de senaste årtiondena.
En kommunikationsprocess innebär enkelt sett att en sändare sänder ett budskap via en kommunikationskanal. Budskapet tas sedan emot av en eller flera mottagare. Sändaren måste först anpassa eller koda budskapet efter den kanal för kommunikation som används. Där efter avkodar mottagaren eller mottagarna budskapet. Denna avkodning gör att mottagaren förstår budskapets betydelse och innebörd.
På grund av denna tolkningsprocess finns det alltid en risk för att det ska uppstå missförstånd. Men med effektiv kommunikation minimeras denna risk.
Effektiv kommunikation innebär nämligen att de eventuella hindren för kommunikation minskas betydligt. Exempel på kommunikationshinder är jargong, fysiska hinder som hörsel- eller synproblem, språkbarriärer om till exempel ett språk som är annat än modersmålet talas, förväntningar och fördomar samt kulturella skillnader.
En effektiv kommunikatör som förstår sin mottagare, det vill säga sin publik, väljer alltid en passande kommunikationskanal och anpassar även budskapet därefter. Framför allt anpassar hon eller han sitt budskap så att risken för missförstånd hos mottagaren ska bli så liten som möjligt. Den som kommunicerar effektivt ber även alltid om feedback, eller återkoppling som det också heter på svenska, för att på så sätt få veta om mottagaren verkligen förstått budskapet. Om missförstånd uppstått så ser en effektiv kommunikatör alltid till att åtgärda dessa så fort som möjligt genom att korrigera budskapet.
Även för mottagaren finns vissa tekniker som kan hjälpa till att minska missförstånd när budskapet tas emot. Mottagaren kan till exempel sträva efter att klarlägga vad som sagts genom att be om ytterligare förklaringar om hon eller han är osäker på vad som verkligen menats med budskapet. Här är ett bra sätt att ställa frågor. Ett annat sätt är att upprepa med egna ord vad som precis har sagts. Det är även viktigt att mottagaren strävar efter att lyssna aktivt.
I dagens högteknologiska samhälle finns en mängd olika kommunikationskanaler. Till exempel kan man kommunicera via telefon, sms och mejl eller via sociala medier som Facebook och Twitter. Även radio och tv är två vanliga kommunikationskanaler. Men kommunikation sker givetvis även via vanliga konversationer när vi träffar andra människor.
För att kommunicera effektivt är det viktigt att välja rätt kanal eller kommunikationsmedium. Olika kanaler har både sina för- och nackdelar. Om du till exempel vill förmedla ett viktigt budskap som en nyhetshändelse kan ett skriftligt brev vara effektivt om du enbart vill nå några enskilda individer. Till en större publik är det däremot vare sig särskilt kostnadseffektivt eller verksamt. Att kommunicera komplex teknisk information är däremot mer effektivt via skrift än om du gör det verbalt. Då kan mottagaren välja i vilken takt hon eller han vill ta emot informationen, samtidigt som det även går att läsa meddelandet flera gånger. Skriftlig kommunikation är även effektivt när det gäller att sammanfatta vad som till exempel sagts verbalt på ett möte. Att därför föra anteckningar är ett sätt att som gör att du kommunicerar mer effektivt.
Alla meddelanden måste kodas eller göras om till en form som mottagaren kan förstå när det sänds i den valda kanalen. Det här är något vi alla gör dagligen när vi till exempel kodar om abstrakta tankar till tal eller skrift. Andra kanaler än tal kräver dock en annan form på meddelandet. Ett meddelande som till exempel har formen av en mötesrapport skulle fungera sämre om det exempelvis sändes via radio. På samma sätt passar ett kort meddelande som sänds via sms mindre bra om det i stället skulle skickas via brev.
När man kommunicerar effektivt anpassar man helt enkelt alltid meddelandet efter den avsedda mottagaren, samtidigt som man även tar hänsyn till vilken kommunikationskanal man valt. Vad man bör ta hänsyn till här är vilket språkbruk man använder, så att meddelandet blir så klart och tydligt som möjligt. På så sätt blir risken för missförstånd också minimal. Det är även viktigt att veta vilken erfarenhet mottagaren har av att ta emot och avkoda liknande budskap – och detta är något som man också bör ta hänsyn till.
Att avkoda eller förstå ett meddelande på rätt sätt är alltid en del av effektiv kommunikation, och även här finns det risk för missförstånd. När mottagaren väl tar emot meddelandet sker det nämligen alltid en avkodning, det vill säga att mottagaren tolkar vad som skrivs eller sägs. Olika mottagare kommer kanske förstå eller tolka meddelandet på skilda sätt beroende på en rad hinder som kan finnas. Det kan till exempel handla om att mottagaren brister i uppmärksamhet eller att hon eller han har en annan syn på saken i fråga. Andra vanliga hinder kan bero på att sändaren och mottagaren talar olika språk, att mottagaren har ett fysiskt handikapp som försvårar kommunikationen eller att mottagaren redan har förväntningar och fördomar om vad som ska meddelas. Vad man även får ta hänsyn till är eventuella kulturella skillnader. Tar man hänsyn till dessa faktorer när man kommunicerar så ökar chansen att man verkligen förmedlar exakt det budskap som man vill föra fram.
Att ge feedback eller återkoppling på budskapet som man fått är alltid ett effektivt sätt för mottagaren att låta sändaren veta att budskapet förståtts på det sätt som hon eller han önskat. Då kan sändaren även förtydliga sitt budskap om det inte gått fram på rätt sätt. Den sändare som vill kommunicera på ett effektivt sätt tar även alltid hänsyn till den återkoppling som ges.
Det är i princip den enda källa till information man har för att vara säker på att budskapet gått fram på det sätt som man avsett. Beroende på vilken kommunikationskanal som man valt sker återkopplingen på olika sätt. Vid direkta konversationer kommer återkopplingen till exempel direkt, medan återkopplingen på budskap som sänds via radio eller tv oftast blir fördröjd – och ibland ges återkopplingen i andra kanaler som exempelvis via internet.
Den typ av kommunikation som inte uttrycks direkt via tal och det som sägs kallas för icke-verbal kommunikation. Det här utgör en större del av kommunikationen än man kanske tror. Det sägs nämligen att endast 7 % av kommunikationen består av det som verkligen sägs. Resten är icke-verbal kommunikation – och här finns det många olika saker som spelar in.
Nedan listar vi några typer av icke-verbal kommunikation:
Icke-verbal kommunikation är alltså något som är väldigt komplext. Denna typ av kommunikation är mer känslomässig och direkt, samtidigt som den förstärker det som sägs. En annan funktion med icke-verbal kommunikation är att reglera kommunikationsflödet. Här kan det till exempel handla om att visa att man talat klart eller att visa att man vill ha ordet. Icke-verbal kommunikation är därför en viktig faktor som man inte får glömma bort när man kommunicerar. Att lära sig hur icke-verbal kommunikation fungerar gör alltid att man kommunicerar mer effektivt och får fram sitt budskap på bästa sätt.
Idag möter vi skriftlig kommunikation på många olika ställen, både på nätet och i tryckta medier. Det kan till exempel handla om såväl bloggar som skrivna rapporter och tidningsartiklar. Att kommunicera skriftligt på ett effektivt sätt gör alltid att budskapet lättare når fram på det sätt som man vill. Här är det till exempel viktigt att sträva efter att vara så tydlig som möjligt.
Goda kunskaper i skriftlig kommunikation ger dessutom alltid ett bättre första intryck om det till exempel handlar om ett CV. Undvik därför onödiga stavfel eller andra grammatiska fel i de texter du skriver – då ökar även trovärdigheten i ditt budskap. Mottagaren slipper då även läsa flera gånger för att förstå vad du menar. Ett tips är att alltid läsa om det du skrivit flera gånger innan du sänder det till mottagaren i den valda kanalen. Många tar här hjälp av en professionell korrekturläsare, eftersom det är lätt hänt att man blir blind för sin egen text. Man vet helt enkelt vad det står och ser därför inte stavfelen.
Ett bra sätt att bli bättre på skriftlig kommunikation är även att läsa mycket. Då lär du dig ofta nya ord och termer, samtidigt som du lär dig skilja på olika skrivsätt. Till exempel kan tonen och stilen i en text varieras.
Lika viktigt är det att du anpassar budskapet i din skrivna text efter den som ska ta emot det. Glöm inte heller bort kommunikationskanalen. Beroende på mottagare och kanal kan du till exempel välja hur formell eller informell du ska vara.
Det sägs att en bild säger mer än tusen ord – och ofta stämmer detta. Därför måste du även tänka på hur du kommunicerar när du använder dig av bilder. Det kan till exempel handla om vilken sorts bild eller diagram du ska välja för att budskapet ska nå fram på det sätt som du vill. Även här är det bra att änka på att bilden ska vara tydlig.
Idag finns en mängd olika sorters tabeller och diagram att välja på. Några exempel är:
Ofta är en bild ett bra komplement till skriven text. Ett välgjort diagram eller en tydlig tabell är ett effektivt sätt att visa och sammanfatta siffror och annan typ av liknande data. Samtidigt lättar även en bild upp texten och gör den mera luftig och lättare att läsa.